МАСТЕРСКАЯ

ОБСЛУЖИВАНИЕ 1С УДАЛЕННО по Москве, СПб и всей России

ОБНОВЛЕНИЕ И ДОРАБОТКА КОНФИГУРАЦИЙ

КОНСУЛЬТАЦИИ ПО ВЕДЕНИЮ УЧЕТА В 1С


СТАТЬИ


ERP / Управление запасами

Выбор поставщиков товаров и услуг: методы анализа и контроля

Виталий Роженюк
, 8 марта 2016

Практические примеры эффективного контроля процесса выбора поставщиков товаров (сырья, материалов, запчастей, оборудования) и услуг.


Поиск и выбор поставщиков – один из этапов процесса закупки. И интересен он прежде всего тем, что в ходе поиска выбора поставщика имеется множество вариантов возможных отклонений от линейного порядка прохождения этапов в том виде, как этого хотелось бы добиться в идеале.

Причин, по которым сложно выстроить однозначную систему принятия решений, достаточно много.

Мы, конечно, можем рассчитывать на 100%-ный успех поиска, выбора поставщика и заключения с лучшими поставщиками договоров на поставку товаров или услуг, но на практике, как правило, идеальной ситуации достичь не удается. И для крупных промышленных предприятий, которые закупают тысячи товарных позиций в месяц, статистика успешного нахождения поставщиков может выглядеть примерно так, как показано на графике.

Выбор поставщиков товаров и услуг: методы анализа и контроля

Обратите внимание, для всех 100% необходимых нам позиций зачастую так и не удается найти поставщиков. Иногда приходится искать аналоги, иногда менять планы работ.

Иногда при оптимальной цене нас могут не устраивать сроки доставки, качество, условия взаиморасчетов или величина прочих рисков. Иногда при оптимальном качестве не устроит цена или прочие условия. Другими словами в поиске лучшего поставщика мы всегда вынуждены балансировать между множеством перечисленных выше и еще не названных свойств/признаков, основные из которых:

  • качество товаров или услуг;
  • срок поставки товаров или выполнения работ (оказания услуг);
  • условия взаиморасчетов;
  • доверие к поставщику.

Нет единого решения, которое можно было бы порекомендовать как лучший метод выбора поставщика. Наверняка каждая компания, предприятие или организация, имеют свои организационные или прочие наработки, которые позволяют осуществить выбор, который с наибольшей вероятностью станет наилучшим. Кто-то применяет для этого тендерные процедуры или делегирует выбор поставщика на отдельную компанию или подразделение, ответственное за проведение тендера. Кто-то доверяет выбор поставщиков собственным сотрудникам, представляющих, как правило, отдел закупок или службу обеспечения. На крупных предприятиях часто имеет место комбинация этих подходов.

Давайте попробуем в процедуре поиска и выбора поставщика выделить те задачи, которые могут быть гарантировано оптимизированы. Те типовые проблемы, решение которых уместно практически для любой компании. Возможно, если описать способы контроля таких процессов, то мы сможем повысить эффективность всего процесса поиска и выбора поставщика.

1 ТИПОВЫЕ ПРОБЛЕМЫ ПОИСКА И ВЫБОРА ПОСТАВЩИКОВ ТОВАРОВ И УСЛУГ

Вне зависимости от применяемых способов и методов поиска и выбора поставщиков, в процессе поиска, выбора, заключение договора задействованы люди. А значит могут быть полезны вспомогательные средства, которые упростят исполнителям выполнение их обязанностей. Кроме того часто есть место недостаточной мотивации, ограниченной квалификации или ответственности.

Поэтому можно выделить две рекомендации, выполнение которых всегда способствует повышению эффективности работы ответственных за поиск и выбор поставщиков сотрудников.

РЕКОМЕНДАЦИЯ 1

Выполняющие поиск и выбор сотрудники должны быть обеспечены удобными механизмами и методическими рекомендациями, позволяющими анализировать потребность в товарах (сырье, материалах, оборудовании и т.д.) и услугах, оперативно получать информацию по позициям, для которых подбор поставщика еще не осуществлен.

Конечно же, большинство сотрудников сами смогут придумать как применить электронные таблицы или свою записную книжку для упрощения некоторых задач, однако эффективность выбранных подходов будет зачастую далека от идеала, как и ограниченность круга нетипичных задач, которые сможет быстро решить исполнитель при их возникновении. Дополнительным минусом перекладывания выстраивания работы на самого сотрудника будут дополнительные временные затраты, которые понесет сотрудник, а значит и компания, оплачивая его рабочее время. Особенно это будет явным при приеме на работу новых специалистов, которым придется выстраивать свою работу с нуля.


РЕКОМЕНДАЦИЯ 2

Ответственным за поиск поставщиков сотрудникам и руководству всех уровней должна быть предоставлена оперативная статистика хода процесса подбора поставщика. Самое важное, чтобы эта статистика была доступна внутренним заказчикам – подразделениям, которые заинтересованы в своевременной закупке. Для предприятий это могут быть технологические подразделения, для торговых организаций – отдел продаж, по заказу которого осуществляется закупка.

Намного лучше, чем решать проблему с не осуществленной в срок поставкой, не допустить этого. А срыв значимой части поставок случается из-за проблем, имеющих место уже на этапе подбора поставщика или заключения договора с ним.

Давайте попробуем определиться, какие методы и средства контроля могут быть применимы в ходе процесса выбора поставщика. Какие средства анализа и в каком представлении могут быть удобны для их применения всеми целевыми группами:

  • специалистами, которым доверено выполнение любого этапа поиска и выбора поставщика;
  • внутренними заказчиками-потребителями закупаемых товаров;
  • специалистами подразделений, ответственных за оперативный контроль эффективности процесса закупки;
  • руководителям среднего и высшего звена.

2 ОПЕРАТИВНЫЙ КОНТРОЛЬ СВОЕВРЕМЕННОСТИ ВЫБОРА ПОСТАВЩИКА

Для обеспечения высокой оперативности контроля, особенно с учетом "разнородности" специалистов, которые обязаны или могут его осуществлять, средства контроля должны обладать простым и наглядным кратким видом представления. Желательно, чтобы основная форма средств контроля была настолько простой и понятной, что одного взгляда достаточно, чтобы понять, имеют ли место проблемы в части поиска и выбора поставщика.

Именно поэтому в качестве базового средства контроля мы рекомендуем применение сдвоенного графика, вид которого приведен на рисунке.

Оперативный контроль выбора поставщика товаров и услуг

Ось X – это ось врмени. Ось Y – процент позиций, по которым осуществлен выбор поставщика вплоть до заключения договора.

Красной линией на графике отображается максимально допустимый по регламенту, ожидаемый график завершения выбора поставщиков. Т.е. постепенно в ходе периода планирования закупок значение ожидаемого количества позиций, по которым выбор поставщиков завершен, поднимается до максимума – 100%. Синяя линия отображает фактический процент позиций, по которым выбор поставщиков осуществлен и уже заключены договора.

Если синяя линия на графике располагается выше красной – выбор поставщиков идет своевременно, договора заключаются не позднее максимально допустимого срока. Если красная линия выше синей – мы имеем серьезные проблемы с поиском поставщиков и должны срочно вмешиваться в процесс и искать способы ускорить поиск и выбор, если это возможно.

Информацией для построения такого сдвоенного графика служит краткая аналитическая сводка.

Статистика поиска и выбора оптимальных поставщиков товаров и услуг

К сожалению, в ряде случаев подобная форма анализа не даст всей необходимой информации для поиска проблемных позиций, по которым допущена задержка в выборе поставщика. Также в случае если по ряду позиций выбор осуществлен ранее максимально допустимого срока, это может завуалировать имеющиеся задержки в поиске поставщиков по отдельным проблемным позициям, если их не значительное количество. Поэтому для расширенного анализа необходимо предусмотреть развернутую форму сводки.

3 ВЫЯВЛЕНИЕ И АНАЛИЗ ПРОБЛЕМ НА ЭТАПАХ ПОИСКА ИЛИ ВЫБОРА ПОСТАВЩИКОВ

Для выявления проблемных позиций и дальнейшего анализа причин не осуществленного своевременно выбора поставщика, необходимо иметь расширенную аналитическую форму (отчет), в которой можно увидеть, по каким номенклатурным позициям подбор осуществлен своевременно, а по каким – нет. Так как поиск поставщиков обычно проводится не по отдельным позициям, а по группам аналогичных или близких по характеристикам номенклатурам, то данный анализ также можно проводить с группировкой до уровня заявок, где в одной заявке может содержаться произвольное количество отдельных товарных позиций.

Методы выявления и анализа проблем поиска и выбора поставщиков

Для удобства анализа проблемные заявки желательно выделять цветом. Например, как видно на приведенном выше рисунке, заявки, по которым выбор поставщика не осуществлен, выделяются красным цветом. Выполненные заявки уместно отображать зеленым цветом, а желтым показывать те заявки, которые частично закрыты, но имеют и проблемные позиции.

Так как количество позиций, по которым проводится поиск и выбор поставщика, может быть очень велико, то на форме расширенного анализа желательно предусмотреть возможность группировки данных (их быстрой свертки и разворота при необходимости). Также удобным является предоставление в детальной форме анализа информации о результате выбора (номера протокола с решением, информации о заключенном договор).

Наиболее важным для анализа проблем является отображение срока поиска и выбора, особенно количества дней задержки между максимально допустимым по регламенту сроком поиска поставщика и фактическим сроком поиска.

Описанные в статье методы и способы контроля, конечно же, не решат проблем срыва поставок и в ряде случаев не ускорят поиск поставщиков, но они наверняка позволят избежать тех проблем, которые по своему характеру приносят максимальный негатив, так как они абсолютно устранимы – это проблемы эффективности работы ответственных исполнителей.

В дополнение мы рекомендуем познакомиться с некоторыми близкими по тематике опубликованными у нас на сайте материалами:

Тэги для поиска:
  • Поставщик
  • Выбор
  • Поиск
  • Подбор
  • Услуга
  • Товар
  • Процесс
  • Метод
  • Анализ
  • Контроль
  • Тендер

По причине полной загрузки специалистов
до 07.10.2018 мы не принимаем заказов,
требующих оперативного выполнения.

Мы искренне благодарны нашим клиентам
за то, что обеспечивают нас непрерывным
потоком интересных заданий.

Если Вы хотите заранее договориться о
размещении заказа в нашем плане работ,
свяжитесь с нами через скайп или
по электронной почте.